日本版DBSの申請では、講師やスタッフの「犯罪事実確認」を行うために、
本人の同意
が必ず必要です。
とはいえ、
- どう説明すれば不安にさせない？
- どんな内容を同意書に書けばいい？
- 拒否されたらどう対応すべき？
と悩む塾長さんはとても多いです。
この記事では、初めて日本版DBSの認定申請に取り組む人でも迷わないように、同意書の取り方・書くべき内容・拒否時の対応 をやさしく解説します。
筆者プロフィール 代表行政書士 臼渕祐希子
当記事は、日本版DBSの認定申請に特化した専門行政書士が執筆しています。
そもそも「同意書」とは？
一言でいうと…
従業員本人が「犯罪事実確認をしても大丈夫です」と許可するための書類 です。
日本版DBSでは、
本人の同意なしに確認することは禁止 されています。
つまり、
- 塾が勝手に調べることはできない
- 本人の権利を守るための仕組み
ということです。
同意書を取るときの説明（従業員が不安にならない伝え方）
従業員に同意書を渡すときは、
「あなたを疑っているわけではありません」
という姿勢がとても大切です。
おすすめの説明は次の3点です。
① 「全国共通のルールです」
「日本版DBSという国の制度で、子どもと接する仕事をする人は
全員が同意書を提出する決まりになっています。」
② 「あなたのプライバシーは守られます」
「確認されるのは“子どもへの性暴力に関する重大な犯罪があるかどうか”だけで、
詳しい内容は一切わかりません。」
③ 「あなたを疑っているわけではありません」
「塾としての安全対策の一環で、全員にお願いしています。」
この3つを伝えるだけで、講師の不安はかなり軽減されます。
同意書に書くべき内容
同意書は「同意します」と一言書いてもらうだけでは不十分です。
後々のトラブルを防ぐため、次の内容を明確に記載する必要があります。
① DBS確認を行う目的
- 「こども性暴力防止法に基づくDBS確認のため」
と明確に書きます。
制度に基づく手続きであることを示すことで、講師の不安を軽減できます。
② 収集する情報の内容
- 戸籍情報（本籍地・氏名）
- 生年月日
など、確認に必要な情報を具体的に記載します。
「何を提出するのか」が明確になると、講師の安心につながります。
③ 情報の利用範囲
- DBS確認のためにのみ利用し、他の目的には使わない
と明記します。
個人情報の扱いに敏感な講師も多いため、利用範囲を限定することは非常に重要です。
④ 情報の提供先
- こども家庭庁
- 法務省
など、確認を依頼する行政機関を明記します。
「どこに情報が渡るのか」を透明化することで信頼性が高まります。
⑤ 情報の保管期間と廃棄方法
- DBS確認後、どのくらいの期間保管するのか
- 不要になった際にどのように廃棄するのか（例：シュレッダー処理、データ削除）
を明記します。
個人情報保護の観点から、ここは必須項目です。
⑥ 不利益な取り扱いの有無
- 同意しないことを理由に、直ちに不利益な扱いをしない
と記載します。
ただし、制度上、
同意がない場合は子どもと接する業務に従事できない
ことも併せて説明します。
同意を拒否された場合の対応
講師が同意を拒否する理由はさまざまです。
- 制度への不安
- 個人情報の心配
- 「疑われている」と感じる心理的抵抗
まずは丁寧に説明し、誤解を解消することが大切です。
① 説明不足がないか確認する
拒否する理由の多くは 制度の誤解 です。
- 詳細な犯罪歴は分からない
- 塾が勝手に調べるわけではない
- 全国共通のルールである
これを丁寧に伝えると、ほとんどの講師は納得します。
② それでも拒否された場合
制度上、
同意がない人を子どもと接する業務に就かせることはできません。
ただし、
- 事務作業
- 清掃
- 配布物の準備
など、子どもと接しない業務なら配置可能です。
まとめ
- 同意書は「講師のプライバシーを守りながら、塾の安全を確保するための書類」
- 書くべき内容は、目的・情報の範囲・提供先・保管方法など
- 拒否された場合は、子どもと接する業務に配置できない
まずはご相談から
「うちの塾は日本版DBSの対象になるのか知りたい」
「何から手をつければいいのか分からない」
そんな段階でも大歓迎です。お気軽にご相談ください。