奈良県で学習塾を経営されている塾長さん、日々の子どもたちへの熱心なご指導、本当にお疲れ様です。
2026年からの「日本版DBS（こども性暴力防止法）」導入を控え、「先生たちの犯歴情報をどう扱えばいいのか」「漏洩したらどうしよう」と不安をお持ちではないでしょうか。
この制度は全国共通のルールであり、適切に運用することで先生方のプライバシーも守られます。
決して塾長さんが先生を疑っているわけではありません。
この記事では、奈良県の塾の現場で今すぐ実践できる「正しい情報管理」を、ITが苦手な方でも分かるよう具体的にお伝えします。
筆者プロフィール 代表行政書士 臼渕祐希子
当記事は、日本版DBSの認定申請に特化した専門行政書士が執筆しています。
1. 日本版DBS認定に必須の「犯罪事実確認記録等」とは？
日本版DBSの認定を受ける際、最も慎重な扱いが求められるのが「犯罪事実確認記録等」です。
これは、先生に性犯罪の履歴があるかないかを国に確認した結果そのものを指します。
この情報は、万が一外部に漏れると先生の権利を著しく傷つけるため、法律で厳格な管理が義務付けられています。
しかし、正しく扱えば塾の信頼性を高める強力な武器になります。
奈良県内の学習塾が「安心して通える場所」であり続けるための第一歩として、まずはこの言葉を覚えておきましょう。
2. 学習塾の現場で守るべき「保管の鉄則」と具体的な手順
情報を守る最も効果的な方法は、「必要のない記録は手元に残さない」というシンプルなルールです。
【まず塾長さんが行うべき具体的な行動】
- 取扱責任者を限定する： 情報を閲覧できる人を、奈良県の各教室で塾長さんや校舎長など「必要最小限の人数」に絞ってください。
- 国のシステム活用を基本にする： 日本版DBSは専用システムでいつでも確認できます。
画面を印刷して紙で保存したり、Excelに書き写したりすることは、漏洩リスクを高めるため極力避けましょう。
【やむを得ず紙やデータで保管する場合の注意点】
- 紙媒体： 鍵のかかるキャビネットや金庫に保管し、その鍵は責任者が厳重に管理します。
- データ： 塾のパソコンに保存する際は、必ずパスワードを設定し、ウイルス対策ソフトを最新の状態に保ちましょう。
3. 辞めた先生の情報はいつまで？「30日ルール」を徹底する
個人情報には「持っていい期限」が決まっています。奈良県の塾長さんに特に注意していただきたいのが、以下の2つの期限です。
- 先生が在職中の場合： 確認日から「5年が経過した年度の末日から30日以内」までです。
5年経つと再確認が必要になるため、古い情報は捨てなければなりません。 - 先生が退職（離職）した場合： 先生が塾を辞めた時は、その日から「30日以内」にすべての情報を消去しなければなりません。
「いつか手伝いに来てくれるかも」と辞めた先生の情報を残しておくことは法律違反となります。
カレンダーに退職日をメモし、30日以内の完全消去を習慣化しましょう。
4. いらなくなった情報は「復元できない形」で廃棄する手順
期限が来た情報を捨てる際も、単にゴミ箱へ入れるだけでは不十分です。
法律では「復元（ふくげん）不可能な方法」での廃棄が求められています。
【廃棄のステップ・チェックリスト】
- 紙の場合： シュレッダーで細かく裁断（クロスカット方式を推奨）するか、専門業者に溶解処理を依頼します。
- データの場合： 専用の消去ソフトなどを使い、パソコンから完全に読み取れないようにします。
- システム： 国の専用システム上で「消去した」という報告手続きを行います。
最後まできっちり消し去ることで、塾長さん自身が責任を問われるリスクをゼロに近づけることができます。
5. 奈良の現地サポートで、ITや書類作成の不安を解消します
認定取得には、これらのルールをまとめた「情報管理規程」の作成が不可欠です。
「規程なんて難しくて書けない」「パソコンの操作が不安」という奈良県の塾長さん、ご安心ください。
私は奈良県内の学習塾を専門にサポートしている行政書士です。
- 横で一緒に操作： ITが苦手な方には、私が塾まで伺い、横に座って一緒にシステムの登録や申請を進めることができます。
- 規程作成・書類整備： 塾の実態に合わせた情報管理規程の作成や、法定の「帳簿」の整備も丸ごとサポート可能です。
塾長さんが一番大切な「生徒への指導」に専念できるよう、事務的な負担は私が一緒に背負います。
まとめ：塾長さんが今日から意識する重要ポイント
- 情報は「責任者だけ」が扱い、国のシステムでの確認を基本にする
- 紙なら「鍵付き金庫」、データなら「最新OSとパスワード」を徹底する
- 先生が辞めたら「30日以内」に必ず情報を完全に消去する
- 捨てる時はシュレッダー等で「復元不可能な形」にする
- 認定に必要な規程作りは、地元の専門家に頼って時間を節約する
個人情報の適切な管理は、保護者の方に「この塾は安全だ」と信頼していただくための大きな証になります。
何か不安なことがあれば、奈良県全域どこでも駆けつけますので、まずはお気軽にご相談くださいね。
まずはご相談から
「うちの塾は日本版DBSの対象になるのか知りたい」
「何から手をつければいいのか分からない」
そんな段階でも大歓迎です。お気軽にご相談ください。